Personeel
Wet op de identificatieplicht
Wet op de identificatieplicht en andere verplichtingen bij indiensttreding van een werknemer:
De Wet op de identificatieplicht zal u als werkgever waarschijnlijk zeer bekend in de oren klinken, maar toch blijkt vaak uit jurisprudentie, dat er het nodige fout gaat bij de verplichtingen die een werkgever heeft bij indiensttreding van een nieuwe werknemer. Het gevolg is dat werkgevers worden geconfronteerd met naheffingsaanslagen (met boetes) en toepassing van het anoniementarief door de Belastingdienst.
Hierbij een overzicht van uw voornaamste verplichtingen als werkgever:
- Wet op de identificatieplicht
- Bewaarplicht identificatiebewijs
- Vastleggen NAW-gegevens
- EDM
- Afschaffing eerstedagsmelding vanaf 1 januari 2009
- Sancties
Wet op de identificatieplicht:
Als werkgever bent u verplicht uiterlijk één dag vóór aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Dit betekent meer dan alleen controleren of de foto op het identiteitsbewijs overeenkomt met de persoon die voor u staat.
- u moet eveneens beoordelen of het identiteitsbewijs wel echt en geldig is. Het identiteitsbewijs moet op het moment van identificeren (indiensttreding) geldig zijn.
- De werkgever dient eveneens te controleren op valsheid in geschrifte van een identiteitsbewijs.
- Een voorbeeld hiervan is het ontbreken van de hoofdletters "NL" op de foto.
- Let ook op het aantal, de nummering en de volgorde van de bladzijden. De bladzijden mogen niet loszitten en dienen hetzelfde documentnummer te hebben.
- Check ook altijd of de handtekening van het identiteitsbewijs overeenkomst met de handtekening in de arbeidsovereenkomst en op de opgaaf gegevens voor de loonheffingen.
- Voor de identificatie van de werknemer mag GEEN rijbewijs gebruikt worden.
- Daarnaast zijn uw werknemers verplicht zich op de werkplek te kunnen identificeren als de inspecteur komt controleren. In tegenstelling tot het identificeren van de werknemer door de werkgever is het bij een controle door de inspecteur wel toegestaan, dat de werknemer zich identificeert met behulp van een rijbewijs.
Bewaarplicht identificatiebewijs
U dient als werkgever het eerste kopie van het geldige identificatiebewijs ten alle tijden te bewaren. Let op: U dient als werkgever zelf een kopie te maken van het desbetreffende identificatiebewijs van uw nieuwe werknemer. U moet overigens alle bladzijden met informatie kopiëren, zoals persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels, maar ook de bladzijden met foto's van de kinderen. Als tijdens het dienstverband het identificatiebewijs verloopt, hoeft u niet opnieuw een kopie te maken en te bewaren.
Vastleggen NAW-gegevens:
Een kopie van een identificatiebewijs is niet het enige dat bewaard dient te worden in de loonadministratie. U dient ook bij indiensttreding de persoonlijke gegevens van de werknemer vast te leggen in de administratie. Tot 1 januari 2007 gebeurde dit door middel van de verplichte loonbelastingverklaring. Met ingang van 1 januari 2007 is deze vervangen door een vormvrije manier van vastleggen van de betreffende persoonlijke gegevens. Let op: Er is wel een voorwaarde gesteld aan de vastlegging. De vastlegging dient schriftelijk te gebeuren en dient gedagtekend te zijn. TIP: De Belastingdienst heeft hiervoor het "model opgaaf gegevens voor de loonheffingen"ontwikkeld. De loonbelastingverklaringen die vóór 2007 zijn ingevuld en ondertekend door uw werknemers dienen wel bewaard te blijven.
Eerstedagsmelding:
Met ingang van 3 juli 2006 bent u als werkgever verplicht om uiterlijk de dag vóór aanvang van de werkzaamheden de NAW- gegevens, sofinummer en datum indiensttreding elektronisch aan de Belastingdienst worden toegezonden. Indien u dit niet, te laat, onjuist of onvolledig doet kan de inspecteur bij een controle het standpunt innemen dat de betreffende werknemer wordt geacht al zes maanden (zesmaandenfictie) bij u in dienst te zijn. Als u dit niet kunt weerleggen (alleen een arbeidsovereenkomst is hiervoor niet voldoende) zal het anoniementarief en boeteregime toegepast worden.
Afschaffing eerstedagsmelding vanaf 1 januari 2009:
Op 12 november 2008 heeft de Belastingdienst bekend gemaakt dat de algemene verplichting voor iedere werkgever om de eerstedagsmelding te doen met ingang van 1 januari 2009 weer wordt afgeschaft. Werkgevers hoeven vanaf deze datum nieuwe werknemers niet meer aan te melden bij de Belastingdienst op de dag dat de werkzaamheden beginnen. Alleen werkgevers waar bijzondere risico's op fraude en illegale tewerkstelling spelen, kunnen door de inspecteur een EDM- verplichting opgelegd krijgen. Dit betekent een aanzienlijke lastenvermindering voor werkgevers die zich aan de regels houden!
Sancties:
Indien u niet voldoet aan de voorgaande verplichtingen dan moet het salaris voor de betreffende werknemer tegen een tarief van 52% (anoniementarief) worden belast. Daarnaast mag u geen rekening houden met de loonheffingskorting en voor de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet mag u geen rekening houden met het maximumpremieloon en de franchise. Uit looncontroles door de Belastingdienst is gebleken dat de regels streng worden toegepast en dat herstel achteraf doorgaans niet meer mogelijk is (zero tolerance). Kunt u op het moment van fiscale looncontrole geen kopie identiteitsbewijs of schriftelijk vastgelegde persoonlijke gegevens (opgaaf gegevens voor de loonheffingen of loonbelastingverklaring) overleggen dan wordt zonder meer het "anoniementarief" toegepast met bijkomende boetes.
Advies:
Bewaar de kopieën van de identiteitsbewijzen,de loonbelastingverklaringen (na 1 januari 2007 "opgaaf gegevens voor de loonheffingen) en de afdrukken van de Eerstedagsmeldingen minimaal vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd!
Zorg er als werkgever voor dat u voldoet aan de bovengenoemde verplichtingen op het gebied van identificatie, bewaar- en registratieplicht van werknemersgegevens. Als u de verplichtingen niet nakomt zullen naheffingsaanslagen tegen het anoniementarief met bijbehorende boetes het gevolg kunnen zijn bij een looncontrole door de inspecteur van de Belastingdienst.
Alhoewel bij het redigeren van bovenstaande informatie door ons de uiterste zorg is besteed, bestaat altijd de mogelijkheid dat deze informatie na verloop van tijd verouderd of niet juist (meer) is. Jolles & Ko is niet aansprakelijk voor de gevolgen van activiteiten die worden ondernomen op basis van bovenstaande informatie. Overname hiervan is voor eenieder echter toegestaan, mits integraal, met bronvermelding en wij hiervan op de hoogte worden gebracht.
